La manière dont nous présentons les informations sur une page est tout aussi importante que les mots et les phrases que nous utilisons pour transmettre ces informations. Nous avons donc tout avantage à soigner la présentation.

Aérez votre texte

• Découpez le texte en paragraphes courts, ne comportant pas plus de cinq à six phrases.
• Laissez des interlignes entre les paragraphes.
• Divisez votre document en parties, en sections ou en chapitres constitués d'informations connexes.
• Ne remplissez pas toute la page de texte.
• Calculez généreusement vos marges.
• Évitez de justifier les marges à droite.

Utilisez des titres et des sous-titres qui «parlent»

Mettez en relief certaines informations

• Utilisez des encadrés pour faire ressortir les informations importantes.
• Utilisez des points, des tirets ou des flèches pour des énumérations, des listes, des récapitulatifs.
• Utilisez des italiques pour faire ressortir un mot ou une expression, les titres d'ouvrages, et les mots en langues autre que le français.
• Vous pouvez souligner les titres.
• Si possible, utilisez des couleurs différentes ou des zones ombrées pour faire ressortir une partie du texte.

  Insérez une table des matières

  Une table des matières est indispensable au début d'un document d'une certaine longueur. Une introduction suffit pour un document plus court. La table des matières facilite la recherche d'informations. Elle peut être en particulier précieuse pour des personnes qui ont de faibles capacités de lecture.

  Choisissez avec soin vos caractères typographiques

  Il est préférable d'utiliser des caractères ordinaires, simples et faciles à lire. Évitez de mélanger plusieurs types de caractères sur la même page pour éviter de semer la confusion chez les personnes qui vous lisent.

  Prenez soin d'utiliser des caractères suffisamment gros, dix points au minimum. Certaines personnes préfèrent un caractère plus gros. Les caractères d'une certaines grosseur (12, 14 points) facilitent la lecture.

  Évitez d'imprimer tout un passage en majuscules, ce qui rend la lecture pénible.

  Les caractères à empattement se lisent mieux que les caractères bâton, car ils permettent à l'oeil de passer sans difficulté d'une lettre à l'autre. En revanche, les caractères bâton font ressortir un titre et attirent l'attention sur le reste du texte.

  Courrier et Times Roman sont des caractères à empattement.

  Soignez vos couleurs

  • Utilisez une encre foncée (bleu marine ou noire) sur du papier clair (blanc ou crème).
  • Évitez les faibles contrastes comme jaune sur blanc.
  • Limitez à des passages très courts les caractères clairs sur un fond sombre.

  Graphiques et illustrations

  Il faut les manipuler avec précaution. Assurez-vous qu'ils veulent bien dire la même chose pour tout le monde. Demandez aux personnes qui vous liront ce qu'elles pensent de votre choix d'illustrations et de graphiques. Cependant, n'abusez ni des graphiques ni des tableaux.

  Efforcez-vous de placer les illustrations aussi près que possible du texte auquel elles se rapportent. Placez-les avec soin pour qu'elles n'interrompent pas la lecture normale du texte.

  Assurez-vous que les graphiques et les illustrations sont clairs. Une courte explication doit accompagner chaque illustration. Si l'explication est trop longue le lecteur aura l'impression qu'elle fait partie du texte.

  Essayez ceci :

  Recueillez plus exemplaires de documentation utilisés par votre organisation. Examinez le matériel et trouvez des exemples de présentation de l'information qui soient efficaces et d'autres qui ne le soient pas. Évaluez ces exemplaires en fonction des directives présentées ici.